Les Frais de Débours

1. Qu’est ce que les frais de débours ?

Ces règles s’appliquent uniquement aux paiements effectués par un mandataire à des tiers en nom et pour le compte de son client. Elles excluent donc les dépenses engagées par un assujetti pour son propre usage, comme les salaires ou l’achat de biens et services. En somme, leur application repose sur la participation d’au moins trois parties : le mandant, le mandataire et le fournisseur de biens ou de services.

210 (BOFiP-TVA-BASE-10-10-30-§ 210-11/05/2022)

En tant que micro-entrepreneur, vous avez le droit de vous faire rembourser vos frais de débours, mais il est essentiel de les distinguer de vos coûts d’achat. Les frais de débours sont les sommes avancées en votre nom pour le compte du client, et ils doivent être remboursés exactement comme ils ont été engagés.

Prenons un exemple concret : imaginez que vous achetiez des articles de décoration dans des brocantes, que vous les nettoyiez et repeigniez, puis les revendiez en ligne avec une livraison par la Poste. Pour que votre client prenne en charge les frais postaux, vous avez deux options :

1. Vous pouvez inclure ces frais dans le prix de vente, mais cela augmentera artificiellement votre chiffre d’affaires.
2. Vous pouvez séparer vos frais de débours de vos coûts d’achat, les mentionner distinctement sur votre facture. De cette manière, ils ne seront pas pris en compte dans votre chiffre d’affaires.

Règles à suivre :

1. Vous devez obtenir un accord écrit de votre client, précisant la demande d’achat et le budget alloué. Cela vous protège en cas de litige et oblige le client à vous rembourser intégralement.
2. Les factures doivent être établies au nom de la personne ou de l’organisme vous mandatant (SIRET, TVA intracommunautaire, adresse du siège, etc.).
3. Conservez soigneusement tous vos justificatifs, y compris les factures, les reçus, et autres. Vous devrez les fournir à votre client pour justifier les dépenses effectuées en son nom.
4. Gardez des copies de ces justificatifs pour votre comptabilité personnelle, en notant clairement « débours » à côté des sommes correspondantes.

Les frais de débours peuvent présenter à la fois des avantages et des inconvénients dans la gestion d’une micro-entreprise.

Voici une liste des principaux points à considérer :

Avantages :

1. Remboursement intégral : Les frais de débours sont généralement remboursés en totalité par le client, ce qui signifie que vous ne supportez pas ces dépenses.
2. Transparence financière : En distinguant clairement les frais de débours des coûts d’achat, vous offrez une transparence financière à vos clients, renforçant ainsi la confiance.
3. Exonération de cotisations sociales : Les frais de débours ne sont pas soumis aux cotisations sociales, ce qui peut réduire votre charge fiscale.
4. Flexibilité tarifaire : Vous pouvez fixer vos tarifs de manière à inclure ces frais sans impacter artificiellement votre chiffre d’affaires global.
5. Gestion de la trésorerie : Étant remboursé par le client, vous ne supportez pas la charge financière de ces dépenses, ce qui peut améliorer la gestion de votre trésorerie.

Inconvénients :

1. Complexité administrative : Gérer les frais de débours implique de documenter toutes les dépenses, de conserver des justificatifs et de créer des factures distinctes, ce qui peut être administrativement lourd.
2. Risque de non-remboursement : Si le client ne respecte pas l’accord de remboursement des frais de débours, vous pourriez vous retrouver à devoir supporter ces coûts.
3. Impact sur la facturation : Inclure les frais de débours dans vos factures peut compliquer la structure tarifaire et rendre plus difficile la communication de vos tarifs aux clients.
4. Nécessité de contrats écrits : Vous devez obtenir des accords écrits de la part de vos clients pour chaque achat de frais de débours, ce qui peut être contraignant.
5. Gestion de la comptabilité : Vous devez tenir une comptabilité rigoureuse pour suivre les frais de débours et les distinguer de vos autres dépenses, ce qui peut être chronophage.

En fin de compte, la décision d’utiliser les frais de débours dans la gestion d’une micro-entreprise dépendra de votre secteur d’activité, de votre clientèle et de votre capacité à gérer la complexité administrative associée.

Il est essentiel de peser les avantages et les inconvénients en fonction de votre situation spécifique.

Sources :

CCI Frais de débours

CGI Frais de débours